個人情報保護方針｜近鉄情報システム株式会社

2022年4月1日個人情報保護方針近鉄情報システム株式会社

近鉄情報システム株式会社は、お客様の個人情報をはじめ、従業員や業務上使用する全ての個人に関わる情報を適切に取り扱うことが当社の社会的責務であると認識し、個人情報保護に関する法律等を遵守し、次のとおり個人情報の取扱方針を定め、全役職員がこの方針に基づき個人情報の保護に努めてまいります。

1.当社は、適法かつ適正な方法により個人情報を取得します。

2.当社は、あらかじめご本人の同意を得ないで、特定された利用目的を達成するのに必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。ただし、他の情報と照合しない限り個人を識別することができない態様（仮名加工情報）または特定の個人を識別できない態様（匿名加工情報）に加工したうえで、当社における統計上の資料として使用すること、あるいは利用・購買動向研究資料等として他の事業者に提供することがあります。

3.当社は、個人情報を正確かつ最新の状況に保ち、これを安全に管理するため、個人情報へのアクセスを制限し、流用、漏洩、滅失または毀損の防止その他適切な管理のために必要な措置を講じます。

4.当社は、下記の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ないで、個人情報を第三者へ提供しません。

・法令等に定める場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
・国の機関、地方公共団体や、その委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

5.当社は、個人情報を、利用目的達成に必要な範囲内で業務委託先に提供することがあります。また法令に定める手続きを行ったうえで、別の事業者と共同利用することがあります。なお、個人情報の安全管理を図るため、当該委託先または共同利用先について厳正な調査を行ったうえで、適正な監督・連携により情報漏洩防止に努めます。

6.当社は、個人情報について、本人または代理人からの開示、訂正、追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者への提供の停止、利用目的の通知等の各種請求があったときは、適切な手続きを経た上で速やかに対応し、対応した結果をすみやかに請求者に通知いたします。

7.当社は、個人データの漏洩、滅失または毀損の防止その他個人データの安全管理のために、各部署に個人情報管理責任者を置き、従業者に対し十分な教育を行うことで、全員が適正に個人情報を取り扱うことができる体制を構築します。

8.当社は、本個人情報保護方針および個人情報保護のための内部管理体制を適宜更新し、個人情報の適正な取扱いに努めます。
※本個人情報保護方針において、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいいます。

(1): 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
(2): 個人識別符号※※が含まれるもの
※※本個人情報保護方針において、個人識別符号とは、次の各号に例示するものを含めた個人情報の保護に関する法律施行令第１条各号に掲げられるものをいいます。
①生体認証用データ（DNA配列、顔、容姿、虹彩、声紋、静脈、挙動の特徴、指紋等）
②パスポート番号、基礎年金番号、運転免許証番号、住民票コード、マイナンバー、健康保険証番号、在留カード番号等

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

1.個人情報取扱事業者の名称

事業者名称：近鉄情報システム株式会社

2.保有個人データの利用目的

当社の保有個人データは、当社の事業活動において、以下の目的で利用いたします。

(1): お客様及びお取引先の個人情報
・当社及び当社グループ企業が取り扱う製品・サービスに関する情報提供
・当社及び当社グループ企業が取り扱う製品・サービスの販売・提供
・当社及び当社グループ企業が取り扱う製品・サービスのサポート対応
・当社及び当社グループ企業が開催するセミナー・展示会・イベント等の案内送付
・連絡・商談・打合せ・契約の履行
・お問合せ・ご依頼対応
・ハードウェア製品及びソフトウェア製品の開発
・各種アンケート調査の実施・分析
(2): 業務の受託に伴い委託元から提供された個人情報
・システム開発・運用、システム保守、コンサルティング等の受託業務の実施及びそれらに関連する設定作業等の実施
(3): 当社施設へ来訪された方の個人情報
・セキュリティ確保及び入退館管理
(4): 採用応募者、退職者及び従業員の家族や親族の個人情報
・採用選考に関わる情報の発信・連絡・通知
・退職者への会社情報の提供・連絡
・人事労務管理
(5): その他当社が明示した利用目的に同意を得たうえで取得した個人情報
・その利用目的の範囲内での利用

3.個人情報の共同利用について

当社は、当社が取得した個人情報の一部を次のとおり共同利用することがあります。

(1): 共同して利用する個人情報の項目
役員及び従業員（氏名、社員番号、所属、住所、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、給与、雇用形態、学歴、職歴、資格等）
家族や親族（氏名、役員及び従業員との続柄、住所、生年月日、性別等）
(2): 共同利用する者の範囲
近鉄グループ各社、出向契約を締結した会社、近畿日本鉄道健康保険組合、近畿日本鉄道労働組合、近鉄グループホールディングス労働組合及び近鉄情報システム労働組合
(3): 利用目的
出向、転籍、業務等への対応のため
雇用管理及び調査のため
給与等の決定、支払のため
社会保険関係、その他法令、社内規定等に定められた手続きのため
福利厚生の提供、健康増進のため
ダイレクトメール等による当社及び当社グループ会社営業のため
(4): 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称
近鉄情報システム株式会社
https://www.kintetsu-is.co.jp/company/outline.html

4.仮名加工情報の取り扱いについて

当社は、個人情報である仮名加工情報を取得した場合は、その利用目的を特定し、本Webサイト上において公表いたします。このほか、仮名加工情報を共同利用する場合も、本Webサイト上において法令により公表が必要な事項を公表いたします。
また、法令に基づく場合を除き、仮名加工情報（個人情報ではないものを含みます。）を第三者に提供いたしません。

5.匿名加工情報の取り扱いについて

当社は、当社が保有する個人情報から匿名加工情報を作成する場合は、本Webサイト上において当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表いたします。
また、第三者に匿名加工情報の提供を行う場合も、本Webサイト上において当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目および提供の方法を公表いたします。

6.個人情報の開示等のご請求に応じる手続について

当社は、当社の保有個人データに関するご本人またはその代理人からの「利用目的の通知」、「個人データの開示」、「訂正・追加または削除」、「利用の停止または消去」、「第三者提供の停止」および「第三者提供記録の開示」（以下「開示等」といいます。)　の各請求に対し、下記のとおり手続を定め、これに対応いたします。

記

1.開示等の請求等の対象となる保有個人データについて

開示等の請求等に当たっては、対象となる保有個人データをできる限り特定していただきますようお願いいたします。
なお、当社の従業員及び元従業員に関する保有個人データのうち、人事評価に関する保有個人データについては開示等を行いません。仮名加工情報である保有個人データについても開示等を行いません。
また、次の各号に掲げるものについては、法令の定めにより「保有個人データ」に該当しないため、開示等を行いません。
(1)当社が個人データの取扱いを受託しているに過ぎず、そのデータについて当社が開示等を行うことのできる権限を有しないもの

2.開示等の請求等の申出先

開示等の請求等を行う場合の申出先は、次のとおりです。

(1): お客様に関する情報
名称：近鉄情報システム株式会社（総務部）
住所：〒543-0001　大阪市天王寺区上本町6丁目5番13号
電話番号：06-6775-3400
受付時間：9：10～18：00（土・日・祝祭日・5月1日・12月30日～1月3日は休業）
(2): 役員及び従業員、ならびにそれらの家族や親族に関する個人情報
(3): 当社の従業員になろうとしている方またはなろうとされた方に関する個人情報
(4): 当社の元役員、元従業員に関する個人情報
名称：近鉄情報システム株式会社（総務部）
住所：〒543-0001　大阪市天王寺区上本町6丁目5番13号上本町YUFURA9階
電話番号：06-6775-3400
受付時間：9：10～18：00（土・日・祝祭日・5月1日・12月30日～1月3日は休業）

※上記(1)から(4)に関する個人情報の開示等の請求等を行う場合は、当社所定の請求書〔下記3.(1)をご覧ください。〕に確認書類および手数料が必要なときはその全額を同封のうえ、次の宛先までご送付ください。
なお、開示等の請求等につきましては、郵送のみの受付とさせていただきます。
※封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えください。
※書類の授受を確実に行うため、手数料が不要である場合のお申出に当たっても、簡易書留郵便のご利用をお勧めいたします。

3.開示等の請求等に関する手続

開示等の請求等を行う場合の申出先は、次のとおりです。

(1): 開示等の請求等に関する書面
①ご本人が開示等の請求等を行う場合
次のａ．の請求書をダウンロードおよび印刷していただき、所定欄に記入および押印のうえ、ｂ．の本人確認書類を同封し、当社宛（送付先については上記2.をご覧ください。）にご郵送ください。
ａ．請求書書式（クリックしていただくと請求書が開きます。[PDF 5.2KB]）
ｂ．本人確認書類
(a) 公的証明書〔運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート（写真および住所のページ）または外国人登録証明書のいずれか〕のコピー
※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
(b) 上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次の書面のいずれかのコピー
ア．公共料金の領収書
イ．国税または地方税の領収書または納税証明書
ウ．社会保険料の領収書
※発行日から6カ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。
なお、ご本人からの開示等の請求等の場合、返答の送付先は上記本人確認書類〔(b)をご提出いただいている場合は(b)〕に記載されたご本人の住所に限らせていただきます。
②代理人が開示等の請求等を行う場合
次のａ．の請求書をダウンロードおよび印刷していただき、所定欄に記入および押印のうえ、ｂ．の確認書類およびｃ．の代理人資格の確認書類を同封し、当社宛（送付先については上記2.をご覧ください。）にご郵送ください。なお、ご本人の住所および氏名を記入していただいたうえ、必ず代理人自身による署名および押印をお願いいたします。
ａ．請求書書式（クリックしていただくと請求書が開きます。[PDF 5.2KB]）
ｂ．本人およびその代理人の確認書類（本人およびその代理人の双方について必要です。）
(a) 公的証明書〔運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート（写真および住所のページ）、外国人登録証明書のいずれか〕のコピー
※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
(b) 上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次の書面のいずれかのコピー
ア．公共料金の領収書
イ．国税または地方税の領収書または納税証明書
ウ．社会保険料の領収書
※発行日から6カ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。なお、ご本人からの開示等の請求等の場合、返答の送付先は上記本人確認書類〔(b)をご提出いただいている場合は(b)〕に記載されたご本人の住所に限らせていただきます。
ｃ．代理人資格の確認書類
(a) 法定代理人による場合
住民票記載事項証明書その他法定代理人の資格を証明する書類
(b) その他の代理人による場合
本人が作成および押印した当該代理人を選任する旨の委任状（委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書も併せてご提出ください。）
なお、代理人からの開示等の請求等の場合には、上記ｂ．の確認書類〔(b)をご提出いただいている場合は(b)〕に記載された代理人の住所宛に返答を送付し、これをもって開示等の手続を完了したものといたします。本人とその代理人間の返答の授受について、当社は一切の責任を負いません。
(2): 開示等の請求等に関する手数料
①「開示」または「利用目的の通知」の請求等の場合
ａ．手数料「開示」または「利用目的の通知」の請求等1件につき500円（消費税等含む。）
書面またはメールによる開示の場合は500円ですが、その他の開示の方法によっては手数料が異なる場合がございます。詳しくは「5.保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先」にお問合せください。
ｂ．支払方法請求書に現金500円を同封し現金書留郵便でご送付ください。

②「訂正・追加または削除」、「利用の停止または消去」または「第三者提供の停止」の請求の場合
保有個人データを特定していただいたうえで、「訂正・追加または削除」「利用の停止または消去」または「第三者提供の停止」の請求を行う場合は、手数料は無料です。
(3): 開示等の請求等に関する注意事項
①開示等の請求等については、必ず上記の当社所定の請求書〔3.(1)をご覧ください。〕をご使用いただきますようお願いいたします。他の書式による場合には、開示等の請求等をお受けできません。
②確認書類の取得費など、開示等の請求等の提出にかかる費用については、すべてご本人の負担とさせていただきます。
③開示等の請求等に際してご提出いただいた公的証明書等の確認書類は、手続の終了時に返却いたします。
④開示等の請求等に際してご提出いただく確認書類に、本籍地や基礎年金番号などの開示等の請求等に必要のない記載がある場合、公的証明書のコピーの該当部分を塗りつぶす等、読み取れないようにしていただいても構いません。なお、確認書類に、マイナンバーが記載されている場合は、必ずその記載箇所を塗りつぶす等、読み取れないようにしてください。
⑤開示等の請求等に関し発生した送付中の郵便事故等については、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は一切の責任を負いません。
(4): 開示等の請求等に対する当社の対応
当社は、開示等の請求等に関する請求書等をすべて不備なく当社が受領した時点から手続を開始いたします。
なお、保有個人データの特定に時間を要する場合など、当社の作業上、お日にちをいただく場合がございます。
(5): 開示等の請求等に応じない場合
当社は、次に掲げる場合には開示等の請求等に応じかねます。
①請求書に記入漏れや押印漏れがあるなど必要事項が記載されないとき
②確認書類が同封されていない場合など本人あるいは代理人であることが確認できないとき
③手数料が同封されていないまたは不足しているとき
④法第32条第2項但書、第33条第2項但書（同条第5項において準用する場合を含む。）、第34条第2項ならびに第35条第2項但書、第4項但書および第6項但書に定める場合に該当するときご提出いただいた書類等に不備がある場合は、請求書に記入いただいた住所に当社から連絡をいたします。
なお、連絡後一定期間が経過しても訂正、再提出等を行っていただけない場合は、開示等の請求等がなかったものとして対応させていただきます。
開示等の請求等に応じない場合は、当社からその旨を返答いたします。なお、「開示」および「利用目的の通知」の請求等については、当社がこれに応じない場合であっても当社所定の手数料〔上記3.(2)をご覧ください。〕をいただきます。
(6): 開示等の請求等に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の請求等に伴い、提出いただいた請求書または確認書類等により取得した個人情報は、ご本人またはその代理人への連絡・返答、本人確認または手数料の収受など、開示等の請求等への対応に必要な範囲でのみ利用いたします。
なお、ご提出いただいた確認書類は、開示等の請求等への対応後、返却させていただきます。

4.保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

〒543-0001　大阪市天王寺区上本町6丁目5番13号上本町YUFURA9階
近鉄情報システム株式会社　総務部

※郵送のみの受付とさせていただき、直接ご来社いただいてのお申出は受け付けかねますので、あらかじめご了承ください。